Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Xspire UG (haftungsbeschränkt)
Am Moshagen 19
33818 Leopoldshöhe
E-Mail: info@xspire.org

Ansprechpartner für den Datenschutz: David Rosemeier

Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung der Plattform Vocatio verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Beim Besuch der Website (Server-Logdaten): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL.

b) Bei Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos: Name, Firmierung bzw. Organisation, geschäftliche E-Mail-Adresse, geschäftliche Anschrift, Telefonnummer (optional), Zugangsdaten (Passwort in verschlüsselter Form), Vertrags- und Abrechnungsdaten.

c) Bei Nutzung der Plattform: Von Ihnen oder Ihren Nutzern eingegebene Inhalte und hochgeladene Daten, Nutzungs- und Protokolldaten (z. B. Zeitpunkt von Anmeldungen, ausgeführte Aktionen), Support-Anfragen und zugehörige Kommunikation.

d) Bei Kontaktaufnahme: Ihre Angaben aus der Anfrage (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) sowie Metadaten der Kommunikation.

e) Bei Zahlungsabwicklung: Rechnungsdaten und Zahlungsstatus. Zahlungsdaten im engeren Sinne (z. B. Kreditkartennummern) werden ausschließlich durch den eingesetzten Zahlungsdienstleister verarbeitet und von uns nicht gespeichert. [Zahlungsanbieter ergänzen, sobald festgelegt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Zweck Rechtsgrundlage
Bereitstellung der Website, Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit (Server-Logs) Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und funktionsfähigem Betrieb)
Bereitstellung der Plattform, Vertragsdurchführung, Kundenkonto, Abrechnung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen)
Bearbeitung von Anfragen und Support Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (z. B. Handels- und Steuerrecht) Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Einsatz nicht technisch notwendiger Cookies oder Analyse-Tools (sofern eingesetzt, siehe Abschnitt 5) Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDG (Einwilligung)

Soweit wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. Daten, die Kunden oder deren Endnutzer in die Plattform eingeben), erfolgt dies als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde.

Hosting und eingesetzte Dienste

Die Plattform und zugehörige Systeme werden bei externen Hosting-Dienstleistern betrieben:

Hosting von Backend-Systemen und Landing Pages: Hosting-Dienstleister mit Serverstandort in der Europäischen Union (Region Amsterdam, Niederlande).
Hosting der Applikation: [Angaben zu Standort und Anbieter der App-Infrastruktur — wird ergänzt, sobald anwaltlich geprüft; siehe Abschnitt 6 zu möglichen Drittlandübermittlungen.]

Mit allen Hosting-Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO. Die konkret eingesetzten Dienstleister entnehmen Sie der Tabelle in Abschnitt 5.

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Empfänger können insbesondere sein: Hosting-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, Zahlungsdienstleister sowie Steuerberater und — im Einzelfall — Rechtsberater und Behörden.
Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

Derzeit sind keine Auftragsverarbeiter eingebunden.

Übermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten Ihre Daten vorrangig innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Sofern im Einzelfall Dienstleister mit Sitz oder Serverstandorten außerhalb der EU/des EWR eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist — insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (z. B. EU-US Data Privacy Framework) oder durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), erforderlichenfalls ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Ob und welche Drittlandübermittlungen für [Produktname] konkret stattfinden, entnehmen Sie der Tabelle der Auftragsverarbeiter in Abschnitt Empfänger und Auftragsverarbeiter

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

Server-Logdaten: in der Regel Löschung bzw. Anonymisierung nach spätestens [14] Tagen, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.
Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) bis zu zehn Jahre.
Im Auftrag verarbeitete Kundendaten: gemäß den Weisungen des Kunden und den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags; nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Kunden.
Kommunikation und Support-Anfragen: solange dies zur Bearbeitung und Dokumentation erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an [Kontakt-E-Mail] oder an unsere oben genannte Postanschrift.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.